Come organizzare un festival (e promuoverlo): dietro le quinte di KUM!

I festival sono “creature” di settore. Festival musicali, festival scientifici, festival di cinema. Ma come organizzare un festival tematico, che raggruppa discipline e ambiti di studio diversi? Noi l’abbiamo fatto: proveremo a raccontarti come.

Indice

• Promuovere un festival su Facebook: ADV e campagne sponsorizzate

• Piano di comunicazione festival: raccontare un evento con le dirette

• Come organizzare un festival: consigli utili in ordine sparso

Poche cose impensieriscono i membri di un’associazione come organizzare un festival, specie quando si è alle prime armi. Gli aspetti da tenere sotto controllo sono tanti: trovare e allestire la location, gestire la segreteria organizzativa, reperire fondi. Viene da sé che, quando si arriva alla comunicazione, spesso mancano le risorse e le energie. Si tira su un bell’evento, tutto funziona, ma il pubblico manca perché manca la promozione.

Quindi: come si organizza un festival tematico (e, soprattutto, come lo si comunica)? Proveremo a raccontartelo con un esempio pratico: quello del KUM! Festival.

KUM! è un festival giovane, alla sua seconda edizione. L’Associazione culturale Esserci, di cui il nostro team fa parte, non ne ha curato soltanto la promozione, ma anche l’organizzazione. Perché diciamo che è un festival tematico? Perché è tutto dedicato a un concetto – la cura – raccontato da professionalità sempre diverse: medici e psicanalisti, ma anche artisti e scrittori. Non è un evento di settore, non è per “addetti ai lavori”.

Questo ci ha posto di fronte a una bella sfida in termini di comunicazione. Ma anche a svariate opportunità. Perché, se è chiaro che un festival di cinema si rivolgerà ai cinefili, un festival sulla cura… a chi si rivolge?

Promuovere un festival su Facebook: ADV e campagne sponsorizzate

Capire il proprio target è fondamentale per la pubblicità sui social. Promuovere un festival non significa solo stampare manifesti e pagare costosi annunci radio: spesso – anzi, praticamente sempre! – una campagna mirata su Facebook può fare davvero la differenza. (Qui il nostro articolo che spiega passo passo la targetizzazione dettagliata Facebook)

Nel nostro caso abbiamo sperimentato diversi pubblici. Una prima fase di test è essenziale nel promuovere un festival: si inizia con piccoli budget, piccole campagne, target ben differenziati in modo che non si sovrappongano. All’inizio si lavora per interessi. Mettiti nei panni di chi può apprezzare il tuo festival, traccia degli identikit (le cosiddette buyer personas) e segna in uno schema le riviste che comprano, i programmi tv che seguono, i personaggi celebri che ammirano. Promuovere un festival su Facebook passa necessariamente per questa fase: capire a chi ci stiamo rivolgendo e… raggiungere queste persone.

Nel caso di KUM! avevamo di fronte un numero notevole di possibili buyer personas su cui promuovere il festival: medici, filosofi, giornalisti, insegnanti; ma anche genitori (abbiamo dedicato un laboratorio a bambini e ragazzi), studenti e semplici appassionati.

Una volta tracciati tutti questi profili e creato i relativi pubblici, una volta lanciate le prime campagne e analizzato i dati, siamo passati alla fase del lookalike: chiedere a Facebook di raggiungere un target simile a quelli che avevano risposto meglio ai nostri primi annunci. A quel punto era fatta. La seconda fase della promozione festival, quella delle campagne ADV di maggior durata e budget, poteva iniziare.

E cosa si pubblica per promuovere un festival su Facebook?

Anticipazioni, foto del work in progress, informazioni utili (come partecipare, come arrivare, dove dormire). Annuncia gli ospiti e il titolo delle conferenze, se ce ne sono. Sii esauriente ma mantieni viva la curiosità di chi ti segue.

Ti sarà molto utile avere un’immagine riconoscibile. Il festival ha già un logo? Quali colori ha questo logo, quali font sono stati usati?  La risposta a tutte queste domande sarà la tua linea guida per dare un’armonia visiva ai post su Facebook. I colori del logo di KUM!, ad esempio, sono il rosso e il blu: noi li abbiamo usati per creare un filtro con cui modificare le foto dei relatori. Questo non solo evita confusione nella timeline, ma permette a chi ormai ci conosce di vedere una nostra foto e pensare immediatamente “ecco un contenuto di KUM!”.

Curare il logo e l’immagine coordinata ti faciliterà il lavoro non solo nel promuovere il festival online, ma anche nell’allestimento della location. Questi sono alcuni dei nostri spazi: abbiamo limitato l’uso del colore al rosso e al blu e abbiamo usato il logo di KUM! per personalizzare i gadgets, come i blocchi per appunti e l’acqua per i relatori.

Piano di comunicazione festival: raccontare un evento con le dirette

Ci siamo: dopo tanta pianificazione sono arrivati i giorni dell’evento! Hai pubblicato notizie e anticipazioni, hai dato tutte le informazioni utili e hai postato qualche foto dei lavori di allestimento.

E adesso?

Adesso il gioco si fa duro. Uno degli errori più comuni, nel promuovere un festival, è abbandonare la pagina non appena si inizia, magari perché si è impegnati in altro. “Pubblicherò le foto a fine festival”, si dicono in molti. Invece, far vedere fin da subito cosa sta succedendo al tuo evento persuaderà gli indecisi a partecipare. Il festival dura un intero weekend? Può darsi che le foto pubblicate il venerdì convincano un utente rimasto a casa (ma che già ti seguiva con curiosità) a raggiungerti il giorno dopo.

Perciò è molto importante decidere, a priori, un piano di comunicazione per il festival. Incarica qualcuno di girare, osservare, fotografare e pubblicare regolarmente qualcosa sulla pagina Facebook. Stabilite in anticipo il tono (anche questo è importante per il piano di comunicazione) e lo stile dei post.

Il nostro piano di comunicazione per KUM! Festival prevedeva, essenzialmente, tre livelli di pubblicazione:

• Informazioni in tempo reale. Il programma del festival ha appena subito una modifica? Scrivilo subito su Facebook.

• Per raccontare il Festival ci siamo rivolti a fotografi e videomaker professionisti. Due volte al giorno ci riunivamo per selezionare alcuni scatti e pubblicarli. Ma c’era sempre qualcuno del nostro team pronto a postare foto in tempo reale: basta uno smartphone.

• Dirette video. Anche qui, ti basterà un cellulare (e magari un treppiede/uno stabilizzatore/degli auricolari wireless per migliorare la qualità audio e video… ma non è obbligatorio: la parola d’ordine è spontaneità!). Nel nostro caso è stato fondamentale: tante persone ci hanno comunicato che avrebbero voluto partecipare al festival, ma non avrebbero potuto per motivi logistici. Girando molte dirette Facebook abbiamo permesso a tutti di sentirsi partecipi anche a distanza.
  Per pubblicare i video ufficiali del festival, tagliati e montati a dovere, c’è sempre tempo: finché sei lì, documenta!

Altre idee su come organizzare un festival: consigli utili in ordine sparso

• Il photobooth funziona sempre. Vuoi aumentare l’engagement sui social, spingendo gli utenti a inviarti le loro foto? Allestisci un angolino photobooth (questo era il nostro) e invita gli ospiti a fotografarsi e pubblicare lo scatto con l’hashtag del tuo festival. È un’idea semplice ma funziona sempre.

• Che ne pensi di lanciare un contest? Puoi invitare gli utenti a scattare una bella foto durante il tuo festival, o magari di scrivere un testo (o una canzone, perché no!) inerente all’argomento. In palio, la pubblicazione di questi contenuti e magari un premio legato al tema dell’evento. È un ottimo modo per coinvolgere gli utenti. Ma attenzione al regolamento!

• Se il tuo evento è di stampo culturale o scientifico e vuoi sapere come promuovere un festival like a pro, prendi contatti con gli ordini professionali. Se riesci ad accreditare il tuo festival per uno o più ordini (giornalisti, insegnanti, avvocati…) avrai già un ottimo trampolino di lancio, oltre che un aumento immediato di autorevolezza.

• Prova ad invitare un personaggio conosciuto del tuo settore: potrebbe essere meno oneroso di quanto pensi. E ti darà un’enorme visibilità di ritorno.

• Se nel tuo festival manca un’adeguata offerta food, stringi convenzioni con le strutture ricettive nei dintorni. Magari vorranno farti da sponsor. (Vale anche per garantire l’alloggio ad eventuali ospiti importanti!)

• Comunica il tuo festival alla stampa. Quella locale, ovviamente; ma, se puoi, anche le riviste di settore. Ancora meglio sarebbe affidarsi ad un ufficio stampa.

• Importantissimo: la segreteria organizzativa! Durante l’orario del festival qualcuno dovrà essere sempre raggiungibile al numero di telefono che hai inserito nel programma. In alternativa, monitora costantemente la pagina Facebook per rispondere in fretta a qualsiasi domanda. Non ci sono abbastanza volontari? Affidati a una segreteria esterna.

Tieni conto di queste cose e vedrai che organizzare un festival non sarà solo facile: sarà anche divertente.