ClickUp: trasforma il caos in produttività nella tua agenzia di marketing
Nell’ambito del marketing e della comunicazione, una gestione efficiente dei progetti è cruciale, soprattutto quando questi coinvolgono un team che non lavora quotidianamente nello stesso spazio e che quindi potrebbe disperdere le informazioni e tenere delle procedure in stand by.
Sono anni che siamo alla ricerca dello strumento di project management perfetto per noi e finalmente (forse) lo abbiamo trovato: ClickUp!
Perché abbiamo scelto ClickUp rispetto ad altri strumenti?
- Personalizzazione avanzata: a differenza di strumenti come Asana, ClickUp offre oltre 50 varianti di schede dashboard, permettendo una visualizzazione dettagliata e personalizzata dei dati relativi alle attività. Questa non è solo una questione estetica ma viene incontro a uno dei motivi per cui è così difficile trovare uno strumento che vada bene per tutti: ognuno di noi organizza il proprio lavoro in modo differente. Quante volte non abbiamo capito quel collega entusiasta per Trello mentre noi restavamo bloccati davanti a quelle tab mettendoci più tempo per capire come suddividere il lavoro piuttosto che a farlo? Ecco, la personalizzazione per utente di ClickUp risponde proprio a questa necessità perché ogni membro del team può scegliere la propria board senza intaccare il flusso degli altri;
- Integrazione completa: ClickUp si integra con oltre 1.000 applicazioni, tra cui Zoom, Slack, Google Workspace e Microsoft Office, facilitando la collaborazione e la gestione dei progetti senza la necessità di passare da un’applicazione all’altra;
- Funzionalità di comunicazione integrate: a differenza di Slack, ClickUp incorpora strumenti di comunicazione di gruppo all-in-one, riunendo i flussi di lavoro del team sotto un unico tetto e permettendo di passare senza problemi dalla discussione all’azione senza dover cambiare app;
- La sua funzione Documenti a cui dedichiamo un focus perché se lo merita!
Documenti in ClickUp: un’ottima alternativa a Notion
Questa funzione è una potente alleata per organizzare e gestire contenuti collaborativi direttamente all’interno della piattaforma. Questo strumento, simile per impostazione grafica e funzionalità al forse più famoso Notion, permette di creare, modificare e condividere documenti in tempo reale, con l’aggiunta di funzionalità avanzate per il task management.
Come usare i Documenti di ClickUp:
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- Come blocco appunti durante call e riunioni, aggiungendo anche link esterni a file su Google Docs, Google Sheets o altre piattaforme per una documentazione completa;
- Come base per la creazione di task. Finita la riunione, infatti, ti basterà evidenziare una frase o un’idea chiave e trasformarla in attività da assegnare a uno o più membri del team;
- Per i documenti collaborativi: il team può lavorare contemporaneamente allo stesso testo aggiungendo commenti o modifiche, e visualizzando ogni aggiornamento in tempo reale. Se hai paura che questo generi confusione, non ti preoccupare: i documenti sono facilmente organizzabili in cartelle e categorie, semplificando la ricerca e l’accesso.
Integrazione di ClickUp con Gmail
Un altro punto per noi fondamentale era l’integrazione con Gmail. Le nostre mail aziendali, infatti, sono su Google Workspace e avevamo necessità di trovare uno strumento che consentisse un’integrazione fluida con il mondo Google.
- ClickUp ti permette di:Creare attività dalle email utilizzando l’estensione Chrome per Gmail;
- Allegare email alle attività: le comunicazioni via email possono così essere direttamente collegate alle attività pertinenti, mantenendo tutte le informazioni rilevanti in un unico luogo.
Flusso di lavoro ottimizzato con ClickUp
Facciamo un esempio concreto di come si strutturerebbe un flusso di lavoro con ClickUp:
- il cliente ci manda una mail con la richiesta dettagliata per una campagna pubblicitaria;
- Grazie all’estensione Chrome per Gmail, spostiamo la mail direttamente su ClickUp e la trasformiamo in un’attività;
- Assegnamo l’attività alla nostra social media strategist con una scadenza;
- Ora la social media strategist potrà suddividere l’attività in sotto task che assegnerà ai colleghi responsabili (copywriting, grafica, etc.), fissando diverse scadenze anche per loro;
- La collega che si occupa della grafica ha dei dubbi riguardo al progetto: può chiedere chiarimenti alla social media strategist attraverso la chat di ClickUp o ricontrollare il brief iniziale che troverà all’interno della scheda clienti insieme a tutte le informazioni necessarie come la palette colori, i font e tutto ciò che riteniamo utile;
- Risolti i problemi le campagne sono pronte per partire: tutti i membri del team hanno smarcato l’attività come “Completata”. Tutti tranne uno… chi si occupa della contabilità! Con ClickUp puoi organizzare anche questo flusso mettendo delle regole all’interno della piattaforma. Una regola, ed esempio, può essere che nei flussi di lavoro che riguardano le campagne social, una volta che tutti hanno contrassegnato le loro attività come Completate, il task viene assegnato automaticamente alla contabilità.
Non è fantastico???
Per concludere su ClickUp
Non è mai facile consigliare uno strumento di project management proprio perché, come dicevamo all’inizio, ognuno di noi lavora in modo differente e anche l’organizzazione interna di ogni agenzia può essere diversa. ClickUp al momento ci sembra lo strumento in grado di abbracciare più esigenze possibili ma se avete dei suggerimenti su altri strumenti da provare, fateci sapere!