Organizzazione
Il 91% dei responsabili marketing di imprese con performance sopra la media pensa che gli eventi siano necessari per il successo.
– Report Event Marketing di Bizzabo
Organizzazione
eventi
Il 91% dei responsabili marketing di imprese con performance sopra la media pensa che gli eventi siano necessari per il successo.
– Report Event Marketing di Bizzabo
Perché accontentarsi di un evento uguale a tutti gli altri quando si può creare qualcosa di imprevedibile, indimenticabile, totalmente fuori dagli schemi?
Immagina: incentive che diventano esplosioni di creatività; anniversari aziendali con spettacoli per migliaia di ospiti; inaugurazioni in cui gli stabilimenti produttivi si trasformano in gallerie d’arte.
È la peculiarità di Cultura e Digitale: lavorare nel campo dei grandi eventi culturali ci ha permesso di maturare competenze non comuni, “rubate” al mondo del teatro e dei festival; un know-how artistico che ci differenzia da qualunque altra agenzia nel settore. Senza, ovviamente, tralasciare gli step fondamentali dell’organizzazione di eventi: progettazione visual, immagine coordinata, pianificazione dei costi, comunicazione pre e post evento, segreteria organizzativa e gestione dei contatti con ospiti e fornitori.
80
delle imprese “outperformer” investirà di più negli eventi nei prossimi anni.
– Report Event Marketing di Bizzabo
Organizzazione eventi:
dall'idea all'allestimento
Le fasi del lavoro
Ideazione e
progetto grafico
Tutto nasce da un’idea. Nella fase embrionale del progetto definiamo il tema e la personalità dell’evento, impostandone poi il visual concept, l’immagine coordinata e il tono della comunicazione. L’obiettivo: organizzare qualcosa che lasci il segno!
Pianificazione
costi e budget
Sulla base dei fondi destinati all’evento pianifichiamo con precisione la distribuzione del budget e stiliamo un piano preventivo dei costi, tenendo conto di ogni possibile spesa: dal catering al service, dagli allestimenti al pernottamento degli ospiti.
Selezione
fornitori
La buona riuscita di un evento dipende in gran parte dalla professionalità dei fornitori. Il network intessuto negli anni ci permetterà di trovare quelli più affini al nostro progetto. La fase seguente? Tenere i contatti con i fornitori e gestire le procedure contrattuali.
Segreteria
organizzativa
Già a partire dalla fase progettuale, la segreteria organizzativa è il cuore pulsante di ogni grande evento: il back-office che ne programma, gestisce e coordina le attività, dal check-in alla logistica, dall’ospitalità alla risoluzione dei piccoli imprevisti.
Service e
allestimenti
Il momento in cui il progetto su carta prende vita è il più emozionante, ma anche il più delicato: vanno gestiti staff, allestimenti, service tecnico e catering. Fondamentale è la presenza di una o più figure in grado di supervisionare ognuno di questi aspetti.
Rendicontazione
finale
L’evento si è concluso: è il momento di tirare le somme. A quanto ammontano le uscite? Quali servizi sono stati acquistati? In quest’ultima fase stiliamo una rendicontazione completa delle spese e gestiamo tutti gli aspetti relativi alla fatturazione.